Dos de los más grandes enemigos de la productividad son las Multitareas y la Procrastinación. La primera consiste en mantener una larga lista de cosas y actividades que intentamos resolver o terminar en el mismo espacio de tiempo, algo que hasta hace algún tiempo se pensaba sólo las mujeres podían manejar. La segunda es la rutina de posponer para luego cosas que ya debí haber terminado antes, unas por la pereza de entrarle al tema y otras por el deseo de hacer algo perfecto.

Ambas situaciones incrementan el estado de estrés, frustración y distracción mental que no nos permite enfocarnos en algo hasta realizarlo de la mejor manera posible y darlo por resuelto o entregado.

En este mundo cibernético encontramos gran cantidad de aplicaciones para listar y ordenar por prioridad las múltiples cosas que debemos realizar cada día, sin embargo, aún existen los que llevan, con éxito, su propia agenda escrita a mano o sus “post it” pegados en el refrigerador, el monitor de la computadora o el “dash” del carro.

Lo cierto es que ordenar en una listado con sentido de prioridad nos ayuda a tener presente la cantidad de cosas que debemos hacer y las que ya llevan varios días de retraso, con la seguridad de que las dejaremos para último momento, realizándolas mal o entregando algo a la carrera sólo por cumplir.

La tecnología moderna mató a la secretaria que antes nos ayudaba con llamadas, cartas, despachos, ofertas, archivo, filtración de distractores, etc. Hoy con tu computadora y tu Smartphone te convertiste en tu propia secretaria, asumiendo todo el trabajo, así que empieza por ordenarte listando todas las actividades que tienes para el día, separándolas entre las que son de trabajo y las del hogar o la familia. Dales prioridad a las que por la importancia de su resultado de corto o largo plazo, deben hacerse de inmediato, no empieces ninguna otra hasta que hayas realizado una o dos de estas, la sensación de que ya hiciste algo que vale la pena te reconfortará para el resto de la jornada y te la hará más llevadera. Si tienes la oportunidad de delegar algo, hazlo.

Establece horarios para la revisión del e-mail, puede ser uno en la mañana y otro en la tarde, bloquea de tu correo todo aquello que sea “spam”, aunque sean notificaciones que en algún momento solicitaste, esa carpeta bastará con revisarla una vez por semana. Evita estar “siempre conectado”, si quieres entrar en las redes sociales que sea en tu hora de almuerzo y por poco tiempo, libérate de la esclavitud a tu Smartphone, el resto del mundo se las puede arreglar sin ti durante algunas horas, el video más viral seguirá siéndolo al final del día y estará en las noticias de la noche.

El “ahora” es el mejor momento para terminar el informe a la Junta Directiva, la carta al Banco, la oferta de tu cliente más incómodo o cualquier otro tema que por su defensa personal tu mente te dice que es tedioso, difícil o hasta doloroso de realizar. Cuanto antes mejor.

Ordena tu mente, tu escritorio, tu lap top, y disciplinadamente ataca cada tema en el momento que corresponde de manera militar y concéntrate en resolver o terminar primero lo importante – urgente y luego lo importante – no urgente.

Antes de salir del trabajo repasa la lista de los pendientes del camino a casa y del hogar, estos no son menos importantes.

Recuerda esta simple recomendación: una sola cosa a la vez y totalmente enfocado en ella, mejorará tu desempeño, tu productividad y tu vida.